DA/T 39—2008 会计档案案卷格式#
Format for accounting archives files
发布日期： 2008年
发布单位： 国家档案局
前言#
本标准依据GB/T 1.1—2000《标准化工作导则 第1部分:标准的结构和编写规则》的规定起草。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位: 国家档案局经济科技档案业务指导司。
本标准主要起草人: 王岚、邹悦、杨明。
1 范围#
本标准规定了会计档案案卷的格式、项目填写方法、装订要求和案卷目录的编制方法。
本标准适用于各级机关、团体、企业事业单位和其他组织(以下简称各单位)的会计档案案卷整理工作。
2 规范性引用文件#
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
- GB/T 9704 文字编排规则
- GB/T 9705 档案编号规则
- GB/T 18894 电子文件归档与管理规范
- 财政部、国家档案局令第79号 会计档案管理办法
3 术语和定义#
下列术语和定义适用于本标准。
3.1 会计档案案卷 accounting archives file#
会计档案经整理、装订后形成的保管单位。
3.2 案卷号 file number#
案卷的编号代码。
3.3 案卷目录 file catalog#
案卷内会计凭证、账簿、财务会计报告等材料的名称清单。
4 案卷格式#
4.1 案卷组成#
会计档案案卷应由案卷封面、卷内文件材料、卷内备考表和卷脊组成。
4.2 案卷封面#
案卷封面应包括以下项目:
- 案卷标题
- 立档单位
- 全宗号
- 目录号
- 案卷号
- 案卷内文件材料起止时间
- 保管期限
- 密级
- 案卷内文件材料页数
4.3 卷内文件材料#
卷内文件材料应按照会计核算的顺序排列,一般包括:
- 会计凭证
- 会计账簿
- 财务会计报告
- 其他会计资料
4.4 卷内备考表#
卷内备考表应包括以下项目:
- 本卷情况说明
- 立卷人
- 检查人
- 立卷时间
4.5 卷脊#
卷脊应包括以下项目:
- 立档单位
- 全宗号
- 目录号
- 案卷号
5 案卷标题#
案卷标题应简明、准确地反映案卷内容,一般应包括:
- 单位名称
- 年度
- 会计档案类别
- 其他需要说明的内容
示例:”XX单位 2022年 会计凭证”
6 案卷编号#
6.1 编号方法#
会计档案案卷应按照全宗号-目录号-案卷号的方法进行编号。
6.2 编号规则#
- 全宗号:由立档单位档案管理部门指定
- 目录号:按会计档案类别编制,一般为1-3位数字
- 案卷号:按案卷排列顺序编制,一般为1-4位数字
6.3 编号示例#
示例:”01-1-0001” 表示全宗号为01,会计凭证类的第1卷
7 卷内文件材料排列#
7.1 排列原则#
卷内文件材料应按照会计核算的自然顺序排列,保持文件之间的有机联系。
7.2 排列顺序#
卷内文件材料的排列顺序一般为:
- 会计凭证:按凭证号顺序排列
- 会计账簿:按账簿种类和时间顺序排列
- 财务会计报告:按报告类型和时间顺序排列
- 其他会计资料:按形成时间顺序排列
8 案卷装订#
8.1 装订材料#
会计档案案卷应使用符合国家档案管理要求的装订材料,一般包括:
- 卷皮
- 装订线
- 装订针
8.2 装订方法#
8.2.1#
会计档案案卷应采用”三孔一线”法装订,装订线应穿过卷脊。
8.2.2#
装订时应做到:
- 卷内文件材料整齐
- 装订位置适当
- 装订牢固
- 不影响阅读
8.2.3#
对于页数较多的案卷,可分卷装订,各卷之间应保持联系。
9 案卷目录#
9.1 目录格式#
案卷目录应包括以下项目:
- 序号
- 责任者
- 题名
- 日期
- 页号
- 备注
9.2 目录编制#
9.2.1#
案卷目录应根据卷内文件材料的实际情况编制。
9.2.2#
目录应按文件材料的排列顺序编写。
9.2.3#
目录中的页号应与卷内文件材料的实际页号一致。
10 案卷保管#
10.1 保管要求#
会计档案案卷应按照《会计档案管理办法》的规定进行保管。
10.2 保管期限#
会计档案案卷的保管期限按照《会计档案管理办法》的规定执行,一般分为永久、30年、10年。
10.3 保管环境#
会计档案案卷应存放在符合国家档案管理要求的库房内,库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防高温、防光等条件。
11 电子会计档案案卷#
电子会计档案案卷的格式和编制方法应符合GB/T 18894的规定。