DA/T 94—2022 电子会计档案管理规范#
Specification of electronic accounting archives management
ICS 01.140.20 CCS A 14
2022-04-07 发布
2022-07-01 实施
国家档案局 发布
前言#
本文件按照GB/T 1.1—2020《标准化工作导则 第1部分:标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。
请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。
本文件由国家档案局提出并归口。
本文件起草单位:国家档案局经科司、财政部会计司、航天信息股份有限公司、中国电力建设集团有限公司、用友网络科技股份有限公司、中国石油天然气集团有限公司。
本文件主要起草人:李忱、蔡盈芳、万文翔、王洋、李绯、张艳军、王强、张旋、祁慧轩、冷冰、袁瑞、戎越、张晶晶、车昊珈。
1 范围#
本文件规定了电子会计资料形成、收集、整理、归档和电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等工作的要求。
本文件适用于机关、团体、企业事业单位和其他组织(以下简称”单位”)开展电子会计档案管理活动。
2 规范性引用文件#
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。
- DA/T 15 磁性载体档案管理与保护规范
- DA/T 38 档案级可录类光盘 CD-R、DVD-R、DVD+R 技术要求和应用规范
- DA/T 39 会计档案案卷格式
- DA/T 70 文书类电子档案检测一般要求
3 术语和定义#
3.1 电子会计资料 electronic accounting document#
单位在进行会计核算过程中通过计算机等电子设备形成、传输、存储的记录和反映单位经济业务事项的电子形式的各种会计信息记录。
注:电子会计资料包括以电子形式存在的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料。其中,财务会计报告包括企业财务会计报告、政府会计主体的财务报告和决算报告、民间非营利组织财务会计报告,以及其他会计主体的财务会计报告。
3.2 电子会计档案 electronic accounting archive#
在会计核算工作中由电子计算机直接形成或接收、传输、存储并归档,记录和反映单位经济业务事项,具有凭证、查考和保存价值的电子会计资料。
3.3 会计核算系统 accounting system#
单位为进行会计核算而使用的,用于直接采集数据,处理会计业务,生成会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计资料,并对会计资料进行转换、输出、分析和利用的计算机软件、软件系统或软件功能模块。
3.4 业务系统 business system#
除会计核算系统外,其他产生电子会计凭证的办公自动化系统、报销系统、合同管理系统、企业资源计划系统等计算机信息系统。
3.5 电子会计档案管理信息系统 electronic accounting archives management information system#
单位用于电子会计资料收集、整理、归档以及电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等业务的电子档案管理信息系统或软件功能模块。
4 管理原则和要求#
4.1#
单位应加强电子会计档案管理工作,建立和完善电子会计资料的形成、收集、整理、归档和电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等管理制度,采取可靠的安全防护技术和措施,保证电子会计档案在传递及存储过程中的真实性、完整性、可用性和安全性。
4.2#
单位应将电子会计档案管理工作纳入会计人员、档案人员、相关业务人员岗位职责和绩效考核。
4.3#
单位的会计机构或会计人员所属机构(以下统称单位会计管理机构)负责应归档的电子会计资料收集、整理、归档等工作,定期向单位的档案管理机构或者档案工作人员所属机构(以下统称单位档案管理机构)移交。
4.4#
单位档案管理机构负责电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等工作,并对电子会计资料的收集、整理、归档等进行指导和监督。单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理电子会计档案。
4.5#
单位的信息技术机构应在相关会计核算系统及业务系统规划、分析、设计、实施、运维等过程中落实电子会计资料归档要求,将电子会计资料归档要求在会计核算系统及业务系统中予以实现,提供信息技术支持,并负责电子会计档案管理信息系统的运行维护。
4.6#
单位应加强电子会计档案的安全保密管理,涉密电子会计资料和电子会计档案管理按照国家有关规定执行。
4.7#
符合国家有关规定形成(或接收)并按照本文件管理的电子会计资料,可仅以电子形式归档保存。
5 电子会计档案管理流程#
电子会计档案管理由会计人员、档案人员分工负责,涉及会计核算系统、业务系统、电子会计档案管理信息系统等信息系统,管理过程包括电子会计资料的形成、收集、整理、归档和电子会计档案的保管、统计、利用、鉴定、处置等,管理流程见图1。
[图1 电子会计档案管理流程]
6 电子会计资料的形成#
6.1#
内部形成的电子会计资料应经过经办、审核、审批等必要的审签程序,内容及元数据齐全完整。元数据的结构、内容等一定应符合附录A的规定。
6.2#
电子会计资料应形成相应格式的独立的电子文件进行归档。
6.3#
内部形成的电子会计资料应按一定的时间和单元输出归档电子会计资料,文件大小应便于管理和利用,各类电子会计资料输出时间及格式应符合以下要求。
a) 内部形成的电子会计凭证应在办理完毕后输出成归档电子会计凭证,并在输出信息中体现相关联电子会计凭证间的关联关系。从外部接收的电子会计凭证一般以原格式归档。如原格式不符合归档要求,应将专用软件一并归档,或将原格式转换为符合归档要求的格式,原格式与符合归档要求格式的电子会计资料一并归档。
b) 电子会计账簿可按月、季、年等周期定期输出归档电子会计账簿,输出周期可根据数据量大小确定。
c) 电子财务会计报告可按会计期间输出归档电子财务会计报告。
6.4#
电子会计资料归档版式推荐使用OFD格式,不具备应用OFD格式条件的单位可使用PDF格式或其他符合长期保存要求的版式格式。为方便解析和统计,可同步输出类XML描述文件归档。
7 电子会计资料的收集#
7.1#
电子会计资料归档范围应符合附录B的规定,各单位可参考但不限于附录B确定本单位电子会计资料归档范围。
7.2#
属于归档范围的电子会计资料及其元数据应由会计核算系统、业务系统传输至电子会计档案管理信息系统,传输过程安全可控。电子会计档案元数据方案应符合附录A的规定。
7.3#
电子会计资料收集一般通过接口在线自动收集,接口方案见附录C。
7.4#
电子会计资料收集时应梳理电子会计资料的来源,归档电子会计资料与来源系统对照关系可参照表1。
[表1 归档电子会计资料与来源系统对照表]
7.5#
电子会计资料收集时应按照DA/T 70中的相关要求进行真实性、完整性、可用性和安全性检测。经检测合格的电子会计资料方可登记进入电子会计档案管理信息系统。检测不合格的,应重新收集并在检测合格后登记进入电子会计档案管理信息系统。
7.6#
检测合格的电子会计资料应根据附录B划定保管期限。电子会计档案保管期限分为永久和定期,定期一般为10年和30年,从会计年度结束后的第一天算起。附录B中的电子会计档案保管期限为最低保管期限,各单位可根据工作需要选择更高的保管期限。
7.7#
各单位电子会计档案的具体名称如有同附录B所列名称不一致的,应比照类似档案的保管期限办理。
8 电子会计资料的整理#
8.1 整理时间#
电子会计资料收集完成后应及时整理。其中,电子会计凭证、电子会计账簿、电子固定资产卡片、电子财务会计报告及其他电子会计资料应分别在会计年度结束后1个月内、会计决算后1个月内、固定资产报废后1年内、电子财务会计报告生成后1个月内、会计年度结束后3个月内完成整理。
8.2 原则#
整理电子会计资料应按照其自然形成规律和固有特点,保持电子会计资料之间的有机联系,区别不同的保存价值,便于保管和利用。形成电子会计资料数量较少的单位,将电子会计资料按照8.3进行分类后可按件整理。
8.3 分类#
8.3.1 制定分类方案#
电子会计资料整理时应按照电子会计档案分类方案进行分类。电子会计档案分类方案按照8.3.3进行编制,并嵌入电子会计档案管理信息系统中。
8.3.2 电子会计档案分类原则#
电子会计档案分类原则如下。
a) 按会计资料形式分类:即按会计资料的内容形式分类。一般分为会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料4类。
b) 按会计年度分类:即按会计档案针对的会计年度分类。
c) 按保管期限分类:即按会计档案的保管期限分类。
d) 按组织机构分类:即按会计档案形成的组织机构分类。一般用于总预算会计单位的会计档案分类。
e) 按会计类型分类:即按会计档案反映的会计类型分类。一般用于税务机关的会计档案分类。
8.3.3 分类方法#
推荐使用的分类方法及适用性如下。
a) 会计资料形式·会计年度·保管期限分类法,具体应符合附录D中D.1的规定,适用于中、小型单位,即会计档案的年形成量不大的单位,也是目前大多数单位采用的方法。
b) 会计年度·会计资料形式·保管期限分类法,具体应符合D.2的规定,适用于预算单位。
c) 会计年度·组织机构·会计资料形式·保管期限分类法,具体应符合D.3的规定,适用于多个部门产生会计档案的单位以及各级总预算单位。
d) 会计年度·会计类型·会计资料形式·保管期限分类法,具体应符合D.4的规定,适用于专业性强的各级税务机关。
8.3.4 类别号设置#
电子会计档案类别号的设置应科学、简洁,可根据实际扩展。会计年度采用4位阿拉伯数字,会计资料形式、保管期限、组织机构、会计类型等类目一般采用大写汉语拼音字母、阿拉伯数字或二者组合编制,不应有重号。上、下级类目编号间用”·”分隔。
8.4 电子会计凭证的组件、组卷及排列#
8.4.1#
电子会计凭证按记账凭证号组件,记账凭证及其附带的原始凭证、其他附件等组成一件。件内按记账凭证、原始凭证、其他附件的顺序排列。
8.4.2#
电子会计凭证一般按时间组卷,即将电子会计凭证按适当的时间周期组卷,卷内电子会计凭证按凭证号先后顺序排列。实行电子会计凭证分类的,按类型结合时间组卷,不同类型的电子会计凭证不应组成一卷。
8.4.3#
电子会计凭证案卷按时间先后顺序排列。实行电子会计凭证分类的,电子会计凭证案卷按类型结合时间顺序排列。
8.4.4#
同一记账凭证号的会计凭证存在不同记录形式时,可分别按照不同记录形式进行整理,并以元数据的方式记录其关联关系。如记账凭证为电子形式、原始凭证为纸质形式时,记账凭证按电子档案形式整理,成为一件电子档案;原始凭证以纸质档案形式整理,成为一件纸质档案。同时,在记账凭证的相应元数据中注明其原始凭证号,在原始凭证适当位置注明其对应记账凭证号。
8.5 电子会计账簿的组件、组卷及排列#
8.5.1#
电子会计账簿根据6.3按科目、会计周期,结合单个电子文件可存储的数据量组件。其中,电子固定资产卡片按固定资产编号组件,同一固定资产编号的电子固定资产卡片组成一件。
8.5.2#
电子会计账簿应在一个会计年度内按类型定期组卷。卷内电子会计账簿按形成时间先后顺序排列。
8.5.3#
不同类型的电子会计账簿按总账、明细分类账、银行存款日记账、现金日记账、固定资产卡片、其他辅助账簿的顺序排列,同一类型的电子会计账簿按时间顺序排列。
8.6 电子财务会计报告及其他电子会计资料的组件、组卷及排列#
8.6.1#
电子财务会计报告按类型结合周期组件。不同类型、不同周期的报告不应组成一件。
8.6.2#
电子财务会计报告按月报、季报、半年报、年报分别组卷。卷内电子财务会计报告按形成时间先后顺序排列。
8.6.3#
电子财务会计报告案卷按月报、季报、半年报、年报的顺序排列,同一类型电子财务会计报告案卷按时间先后顺序排列。
8.6.4#
除前述外的其他电子会计资料按类别结合时间整理组卷,不同类别和保管期限的电子会计资料不应组成一卷。卷内电子会计资料按形成时间顺序排列。
8.7 编号#
排列好的电子会计资料应编制档号,档号格式为”[全宗号-]类别号-案卷号-件号(卷内序号)”。类别号由分类方案给定;案卷号和件号(卷内序号)由4位阿拉伯数字标识,不足4位的,前面用”0”补足。
9 电子会计资料的归档#
9.1#
经整理的电子会计资料在会计年度终了后,可由单位会计管理机构临时保管1年,再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的,应经单位档案管理机构同意,但最长不超过3年。临时保管期间,电子会计档案的保管应符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不应兼管电子会计档案。
9.2#
单位档案管理机构在接收电子会计档案时应按照DA/T 70的有关要求进行检测,检测合格后方可接收。
9.3#
电子会计档案移交与接收时,双方应通过线上或线下及时办理交接手续。
10 电子会计档案的保管#
10.1 定期评估#
单位档案管理机构应每年对电子会计档案的可读性进行评估,形成评估报告;如存在因系统软硬件或其他技术升级、更新导致电子会计档案不可读取的风险,应对电子会计档案进行迁移。
10.2 迁移评估#
电子会计档案迁移前应进行迁移可行性评估,包括目标载体、系统、格式的可持续性、安全性、经济性等评估,并保证迁移过程中电子会计档案真实、完整,过程可控,防止迁移过程中电子会计档案信息丢失或被非法篡改。
10.3 存储#
10.3.1#
电子会计档案应实施在线和离线存储。在线存储按电子会计档案管理系统运行要求实施。离线存储载体应具有较好的耐久性,按优先顺序依次为一次性写光盘、磁带、硬磁盘等。
10.3.2#
重要电子会计档案应进行一式三套离线存储,三套离线存储载体宜分开保管,有条件的单位应进行异地备份。
10.3.3#
离线存储载体管理按照DA/T 15和DA/T 38给出的要求进行。
10.3.4#
离线存储应按照保管单位和存储载体容量进行信息组织。应支持导入后形成交接凭据,交接凭据的要求参见《电子档案移交与接收办法》,不能用运维备份的信息组织方式进行离线存储,更不能用系统备份文件代替离线存储文件。
10.3.5#
对离线存储电子会计档案的磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验,抽样率不低于10%,发现问题应及时采取措施。
10.3.6#
对磁性载体上的电子档案,应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
11 电子会计档案的统计#
单位应按照国家档案统计要求及本单位实际需要,对电子会计档案进行统计。
12 电子会计档案的利用#
12.1#
单位应制定利用电子会计档案的权限规定,权限设置应科学、合理,并在电子会计档案管理信息系统中实施。当超出权限利用档案时,应进行审批。
12.2#
单位应保证电子会计档案在利用过程中不被篡改。
12.3#
电子会计档案可根据授权提供在线或离线利用,利用过程应通过日志或其他方式形成记录,记录信息包括利用人、利用时间、利用方式、利用电子会计档案名称、档号等。利用过程信息应作为电子会计档案元数据进行保存。
13 电子会计档案的定期鉴定及处置#
13.1#
单位应定期对已到保管期限的电子会计档案进行鉴定,形成鉴定意见书。
13.2#
电子会计档案鉴定工作应由单位档案管理机构牵头,组织单位会计、信息技术、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。
13.3#
经鉴定,仍需继续保存的电子会计档案,应重新划定保管期限;经鉴定可以销毁的电子会计档案,按照以下程序销毁。
a) 由单位档案管理机构输出电子会计档案销毁清册,列明拟销毁电子会计档案的名称、册数、起止年度、档号、应保管期限、已保管期限、应销毁时间等内容。
b) 单位负责人、档案管理机构负责人、档案管理机构经办人在电子会计档案销毁清册上签署意见。
c) 单位档案管理机构负责组织电子会计档案销毁工作,并与会计管理机构共同派员监销,销毁完成后监销在销毁清单上签字。电子会计档案销毁应通过物理删除的方式进行,并进行不可恢复性验证,销毁清册及记录宜输出纸质文件永久保存。
13.4#
保管期满但未结清债权、债务或涉及其他未了事项的电子会计档案不应销毁,应单独抽出立卷或转存,直至未了事项完结为止。单独抽出立卷或转存的电子会计档案,应在电子会计档案鉴定意见书、电子会计档案销毁清册和电子会计档案保管清册中列明。
13.5#
单位按照国家有关规定及时将应进馆的电子档案及其元数据移交进馆。移交方法参见《电子档案移交与接收办法》。
14 元数据管理#
14.1#
在电子会计资料归档和电子会计档案管理过程中应同时捕获、归档和管理元数据。
14.2#
系统开发时应对元数据捕获节点进行规划,明确会计核算系统、业务系统、电子会计档案管理信息系统需捕获的元数据项及其捕获方式,具体元数据项及捕获方式见附录A。
14.3#
元数据的捕获应是自动的、系统性的,不应依赖人工手动录入,且应在电子会计资料形成的各环节进行捕获。
14.4#
电子会计档案管理信息系统应保证元数据的完整性、一致性和准确性。
15 与电子会计资料相关联的纸质会计资料管理#
与电子会计资料相关联的纸质会计资料应按照《会计档案管理办法》等规定管理。
16 其他#
16.1 本标准实施后,与电子会计档案管理相关的原有标准与本标准不一致的,以本标准为准。
16.2 本标准由国家档案局负责解释。
附录A(规范性) 电子会计档案元数据方案#
A.1 电子会计凭证元数据#
电子会计凭证元数据应符合表A.1的规定。
| 序号 | 元数据项名称 | 元数据项说明 | 必著性 | 约束 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 档号 | 电子会计凭证的档案编号 | 必著 | 不可空 |
| 2 | 题名 | 电子会计凭证的名称 | 必著 | 不可空 |
| 3 | 责任者 | 形成电子会计凭证的个人或机构 | 必著 | 不可空 |
| 4 | 日期 | 电子会计凭证的形成日期 | 必著 | 不可空 |
| 5 | 凭证类别 | 电子会计凭证的类别 | 必著 | 不可空 |
| 6 | 凭证号 | 记账凭证的编号 | 必著 | 不可空 |
| 7 | 附件数 | 电子会计凭证的附件数量 | 可著 | |
| 8 | 保管期限 | 电子会计凭证的保管期限 | 必著 | 不可空 |
| 9 | 密级 | 电子会计凭证的密级 | 可著 | |
| 10 | 格式信息 | 电子会计凭证的文件格式 | 必著 | 不可空 |
| 11 | 计算机文件名 | 电子会计凭证的计算机文件名 | 必著 | 不可空 |
| 12 | 计算机文件大小 | 电子会计凭证的计算机文件大小 | 必著 | 不可空 |
| 13 | 数字化对象元数据 | 电子会计凭证的数字化对象元数据 | 可著 | |
| 14 | 电子签名 | 电子会计凭证的电子签名信息 | 可著 | |
| 15 | 来源系统 | 电子会计凭证的来源系统 | 必著 | 不可空 |
| 16 | 关联凭证号 | 与本凭证相关联的凭证号 | 可著 |
A.2 电子会计账簿元数据#
电子会计账簿元数据应符合表A.2的规定。
| 序号 | 元数据项名称 | 元数据项说明 | 必著性 | 约束 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 档号 | 电子会计账簿的档案编号 | 必著 | 不可空 |
| 2 | 题名 | 电子会计账簿的名称 | 必著 | 不可空 |
| 3 | 责任者 | 形成电子会计账簿的个人或机构 | 必著 | 不可空 |
| 4 | 日期 | 电子会计账簿的形成日期 | 必著 | 不可空 |
| 5 | 账簿类别 | 电子会计账簿的类别 | 必著 | 不可空 |
| 6 | 会计科目 | 电子会计账簿的会计科目 | 可著 | |
| 7 | 起止日期 | 电子会计账簿的起止日期 | 必著 | 不可空 |
| 8 | 保管期限 | 电子会计账簿的保管期限 | 必著 | 不可空 |
| 9 | 密级 | 电子会计账簿的密级 | 可著 | |
| 10 | 格式信息 | 电子会计账簿的文件格式 | 必著 | 不可空 |
| 11 | 计算机文件名 | 电子会计账簿的计算机文件名 | 必著 | 不可空 |
| 12 | 计算机文件大小 | 电子会计账簿的计算机文件大小 | 必著 | 不可空 |
| 13 | 数字化对象元数据 | 电子会计账簿的数字化对象元数据 | 可著 | |
| 14 | 来源系统 | 电子会计账簿的来源系统 | 必著 | 不可空 |
A.3 电子财务会计报告元数据#
电子财务会计报告元数据应符合表A.3的规定。
| 序号 | 元数据项名称 | 元数据项说明 | 必著性 | 约束 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 档号 | 电子财务会计报告的档案编号 | 必著 | 不可空 |
| 2 | 题名 | 电子财务会计报告的名称 | 必著 | 不可空 |
| 3 | 责任者 | 形成电子财务会计报告的个人或机构 | 必著 | 不可空 |
| 4 | 日期 | 电子财务会计报告的形成日期 | 必著 | 不可空 |
| 5 | 报告类别 | 电子财务会计报告的类别 | 必著 | 不可空 |
| 6 | 报告期间 | 电子财务会计报告的报告期间 | 必著 | 不可空 |
| 7 | 保管期限 | 电子财务会计报告的保管期限 | 必著 | 不可空 |
| 8 | 密级 | 电子财务会计报告的密级 | 可著 | |
| 9 | 格式信息 | 电子财务会计报告的文件格式 | 必著 | 不可空 |
| 10 | 计算机文件名 | 电子财务会计报告的计算机文件名 | 必著 | 不可空 |
| 11 | 计算机文件大小 | 电子财务会计报告的计算机文件大小 | 必著 | 不可空 |
| 12 | 数字化对象元数据 | 电子财务会计报告的数字化对象元数据 | 可著 | |
| 13 | 电子签名 | 电子财务会计报告的电子签名信息 | 可著 | |
| 14 | 来源系统 | 电子财务会计报告的来源系统 | 必著 | 不可空 |
A.4 其他电子会计资料元数据#
其他电子会计资料元数据应符合表A.4的规定。
| 序号 | 元数据项名称 | 元数据项说明 | 必著性 | 约束 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 档号 | 其他电子会计资料的档案编号 | 必著 | 不可空 |
| 2 | 题名 | 其他电子会计资料的名称 | 必著 | 不可空 |
| 3 | 责任者 | 形成其他电子会计资料的个人或机构 | 必著 | 不可空 |
| 4 | 日期 | 其他电子会计资料的形成日期 | 必著 | 不可空 |
| 5 | 资料类别 | 其他电子会计资料的类别 | 必著 | 不可空 |
| 6 | 保管期限 | 其他电子会计资料的保管期限 | 必著 | 不可空 |
| 7 | 密级 | 其他电子会计资料的密级 | 可著 | |
| 8 | 格式信息 | 其他电子会计资料的文件格式 | 必著 | 不可空 |
| 9 | 计算机文件名 | 其他电子会计资料的计算机文件名 | 必著 | 不可空 |
| 10 | 计算机文件大小 | 其他电子会计资料的计算机文件大小 | 必著 | 不可空 |
| 11 | 数字化对象元数据 | 其他电子会计资料的数字化对象元数据 | 可著 | |
| 12 | 来源系统 | 其他电子会计资料的来源系统 | 必著 | 不可空 |
附录B(规范性) 会计档案归档范围与保管期限表#
会计档案归档范围与保管期限应符合表B.1的规定。
| 序号 | 档案名称 | 保管期限 | 备注 |
|---|---|---|---|
| 一、会计凭证类 | |||
| 1 | 原始凭证 | 30年 | |
| 2 | 记账凭证 | 30年 | |
| 二、会计账簿类 | |||
| 3 | 总账 | 30年 | |
| 4 | 明细账 | 30年 | |
| 5 | 日记账 | 30年 | |
| 6 | 固定资产卡片 | 固定资产报废清理后5年 | |
| 7 | 其他辅助性账簿 | 30年 | |
| 三、财务会计报告类 | |||
| 8 | 月度、季度财务会计报告 | 10年 | |
| 9 | 年度财务会计报告 | 永久 | |
| 四、其他会计资料 | |||
| 10 | 银行存款余额调节表 | 10年 | |
| 11 | 银行对账单 | 10年 | |
| 12 | 税务申报表 | 10年 | |
| 13 | 会计档案移交清册 | 30年 | |
| 14 | 会计档案保管清册 | 永久 | |
| 15 | 会计档案销毁清册 | 永久 | |
| 16 | 会计档案鉴定意见书 | 永久 |
附录C(资料性) 会计核算系统、业务系统与电子会计档案管理信息系统接口方案#
C.1 接口方式#
C.1.1 Web Service服务调用方式#
基于Web Service的归档接口示意见图C.1。
[图C.1 Web Service服务调用方式示意图]
数据流说明:
① 调用请求:电子会计档案管理信息系统向会计核算系统、业务系统发送归档数据请求;
② 数据返回:会计核算系统、业务系统返回归档数据;
③ 处理反馈:电子会计档案管理信息系统处理完成后将结果反馈至会计核算系统、业务系统。
C.1.2 中间库方式#
基于中间库的归档接口示意见图C.2。
[图C.2 中间库方式示意图]
数据流说明:
① 数据抽取:会计核算系统、业务系统将归档数据抽取至中间库;
② 数据读取:电子会计档案管理信息系统读取中间库数据,处理完成后将结果数据写入中间库;
③ 结果反馈:会计核算系统、业务系统读取结果数据,获取归档结果。
C.1.3 归档文件方式#
基于归档文件的归档接口示意见图C.3。
[图C.3 归档文件方式示意图]
数据流说明:
① 归档文件生成:会计核算系统、业务系统按照规定的归档文件格式生成归档文件;
② 归档文件传输:会计核算系统、业务系统将归档文件传输至电子会计档案管理信息系统;
③ 归档文件接收:电子会计档案管理信息系统接收归档文件,解析处理后返回归档结果;
④ 结果反馈:电子会计档案管理信息系统将归档结果反馈至会计核算系统、业务系统。
C.2 接口数据内容#
C.2.1 电子会计资料#
电子会计资料包括电子会计凭证、电子会计账簿、电子财务会计报告和其他电子会计资料,具体内容应符合第6章的要求。
C.2.2 元数据#
元数据内容应符合附录A的规定。
C.2.3 电子会计资料与元数据的关联#
电子会计资料与元数据应建立关联关系,确保元数据能够准确描述对应的电子会计资料。
附录D(规范性) 电子会计档案分类方法#
D.1 会计资料形式·会计年度·保管期限分类法#
D.1.1 分类层级#
第一层:会计资料形式(会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料);
第二层:会计年度;
第三层:保管期限(永久、30年、10年)。
D.1.2 类别号编制#
类别号 = 会计资料形式代码 · 年度 · 保管期限代码
其中:
- 会计资料形式代码:会计凭证为”PZ”,会计账簿为”ZB”,财务会计报告为”BB”,其他会计资料为”QT”;
- 年度:4位阿拉伯数字;
- 保管期限代码:永久为”Y”,30年为”30”,10年为”10”。
示例:PZ·2022·30 表示2022年、保管期限30年的会计凭证。
D.2 会计年度·会计资料形式·保管期限分类法#
D.2.1 分类层级#
第一层:会计年度;
第二层:会计资料形式(会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料);
第三层:保管期限(永久、30年、10年)。
D.2.2 类别号编制#
类别号 = 年度 · 会计资料形式代码 · 保管期限代码
示例:2022·PZ·30 表示2022年、保管期限30年的会计凭证。
D.3 会计年度·组织机构·会计资料形式·保管期限分类法#
D.3.1 分类层级#
第一层:会计年度;
第二层:组织机构;
第三层:会计资料形式(会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料);
第四层:保管期限(永久、30年、10年)。
D.3.2 类别号编制#
类别号 = 年度 · 组织机构代码 · 会计资料形式代码 · 保管期限代码
其中,组织机构代码采用大写汉语拼音字母、阿拉伯数字或二者组合编制。
示例:2022·CW·PZ·30 表示2022年、财务部门形成的、保管期限30年的会计凭证。
D.4 会计年度·会计类型·会计资料形式·保管期限分类法#
D.4.1 分类层级#
第一层:会计年度;
第二层:会计类型(税收会计、经费会计等);
第三层:会计资料形式(会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料);
第四层:保管期限(永久、30年、10年)。
D.4.2 类别号编制#
类别号 = 年度 · 会计类型代码 · 会计资料形式代码 · 保管期限代码
其中,会计类型代码:税收会计为”SS”,经费会计为”JF”。
示例:2022·SS·PZ·30 表示2022年、税收会计类型、保管期限30年的会计会计凭证。
附录E(规范性) 电子会计档案管理信息系统功能要求#
E.1 总体要求#
电子会计档案管理信息系统应具备电子会计资料收集、整理、归档和电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等功能,并保证电子会计档案在管理过程中的真实性、完整性、可用性和安全性。
E.2 收集功能#
E.2.1#
应支持从会计核算系统、业务系统接收电子会计资料及其元数据。
E.2.2#
应支持多种接口方式,包括 Web Service 服务调用方式、中间库方式、归档文件方式等。
E.2.3#
应对接收的电子会计资料进行真实性、完整性、可用性和安全性检测,检测要求应符合DA/T 70的规定。
E.2.4#
应支持检测不合格电子会计资料的退回和重新收集。
E.2.5#
应支持对收集的电子会计资料及其元数据进行登记。
E.3 整理功能#
E.3.1#
应支持按照本文件第8章的要求对电子会计资料进行分类、组件、组卷、排列、编号等整理操作。
E.3.2#
应支持电子会计档案分类方案的制定、管理和维护。
E.3.3#
应支持档号的自动编制。
E.3.4#
应支持电子会计资料与元数据的关联。
E.3.5#
应支持整理过程中的质量检查。
E.4 归档功能#
E.4.1#
应支持电子会计资料的归档操作,形成电子会计档案。
E.4.2#
应支持归档电子会计档案的检测,检测要求应符合DA/T 70的规定。
E.4.3#
应支持归档电子会计档案的移交和接收。
E.4.4#
应支持归档过程的记录和追溯。
E.5 保管功能#
E.5.1#
应支持电子会计档案的在线存储和离线存储。
E.5.2#
应支持存储载体的管理。
E.5.3#
应支持电子会计档案的备份和恢复。
E.5.4#
应支持电子会计档案的迁移。
E.5.5#
应支持电子会计档案可读性的定期评估。
E.5.6#
应支持电子会计档案保管情况的记录和统计。
E.6 统计功能#
E.6.1#
应支持电子会计档案数量、保管期限、存储载体、利用情况等基本信息的统计。
E.6.2#
应支持统计报表的生成和输出。
E.6.3#
应支持统计数据的分析和展示。
E.7 利用功能#
E.7.1#
应支持电子会计档案的在线和离线利用。
E.7.2#
应支持利用权限的管理和控制。
E.7.3#
应支持利用审批流程。
E.7.4#
应支持利用过程的记录和追溯。
E.7.5#
应保证电子会计档案在利用过程中不被篡改。
E.8 鉴定功能#
E.8.1#
应支持电子会计档案保管期限的划定和调整。
E.8.2#
应支持电子会计档案到期鉴定工作的组织和管理。
E.8.3#
应支持鉴定意见书的生成和管理。
E.8.4#
应支持鉴定过程的记录和追溯。
E.9 处置功能#
E.9.1#
应支持电子会计档案销毁清册的生成和管理。
E.9.2#
应支持电子会计档案销毁的审批流程。
E.9.3#
应支持电子会计档案的物理删除和不可恢复性验证。
E.9.4#
应支持电子会计档案移交进馆的管理。
E.9.5#
应支持处置过程的记录和追溯。
附录F(资料性) 电子会计档案登记表及存储结构#
F.1 电子会计档案登记表#
电子会计档案登记表见表F.1。
表F.1 电子会计档案登记表
| 序号 | 档号 | 题名 | 责任者 | 日期 | 保管期限 | 密级 | 页数 | 备注 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
F.2 电子会计档案存储结构#
F.2.1 实施电子会计档案管理信息系统单位的存储结构#
实施电子会计档案管理信息系统单位的电子会计档案存储结构见图F.1。
[电子会计档案存储根目录]
├── [年度]
│ ├── [类别]
│ │ ├── [案卷]
│ │ │ ├── [电子会计资料文件]
│ │ │ └── [元数据文件]
│ │ └── ...
│ └── ...
└── ...
F.2.2 未实施电子会计档案管理信息系统单位的存储结构#
未实施电子会计档案管理信息系统单位的电子会计档案存储结构见图F.2。
[电子会计档案存储根目录]
├── [年度]
│ ├── [电子会计资料文件夹]
│ │ ├── [电子会计资料文件]
│ │ └── [说明文件]
│ ├── 电子会计档案登记表(纸质)
│ └── 说明文件
└── ...
参考文献#
[1] GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范
[2] GB/T 29194 电子文件管理系统通用功能要求
[3] GB/T 31914 信息技术 藏文编码字符集
[4] GB/T 33476 党政机关电子公文格式规范
[5] GB/T 39454 电子会计档案管理规范
[6] DA/T 18 档案著录规则
[7] DA/T 22 归档文件整理规则
[8] DA/T 31 纸质档案数字化规范
[9] DA/T 46 文书类电子文件元数据方案
[10] DA/T 47 版式电子文件长期保存格式需求
[11] DA/T 54 照片类电子档案元数据方案
[12] DA/T 63 录音录像类电子档案元数据方案
[13] DA/T 69 纸质归档文件装订规范
[14] DA/T 74 电子档案存储用可录类蓝光光盘(BD-R)技术要求和应用规范
[15] DA/T 75 档案数据硬磁盘离线存储管理规范
[16] DA/T 77 档案数据存储用LTO磁带应用规范
[17] 财会〔2020〕6号 关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知
[18] 财政部 国家档案局令第79号 会计档案管理办法